دوره آموزشی نرم افزار اکسل

اکسل چیست ؟

سوالی که خیلی پرسیده میشه و خیلیا جواب درست رو نمیدونن اینه که اکسل چیست ، چه کاربردی داره؟ و چه توانایی هایی داره؟ این موضوع خیلی مهم هست چرا که هنوز افراد زیادی هستند که حتی با اکسل کار میکنند اما از خیلی از توانایی ها و امکانات اکسل بی خبرند! میخوایم این سوالات را پاسخ بدیم. پس تا انتها با ما باشید.

نرم افزار مایکروسافت اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه آفیس است. این نرم افزار از انواع نرم افزارهای صفحه گسترده است که جداول بزرگی در ستون و ردیف را در خود جای می دهد.

بخاطر قدرت و انعطاف پذیری فوق العاده این نرم افزار، اکسل نزدیک به چهار دهه است که به یکی از پر استفاده ترین نرم افزارها در دنیای تجارت تبدیل شده است. در واقع انقلابی که در دهه ۸۰ و ۹۰ میلادی در زمینه محاسبات فردی اتفاق افتاد (اینکه هر شخصی بتواند کارهای خودش را انجام دهد)، بخاطر استفاده های زیادی بود که از نرم افزارهای صفحه گسترده بویژه نرم افزار اکسل میشد.

صفحه گسترده چیست؟

صفحه گسترده یک روش برای ساماندهی داده ها در سطر و ستون هست که بوسیله آن می توان راحت تر داده ها را بررسی و اصلاح کرد. در واقع صفحه گسترده به معنی تکرار شدن و کنار هم قرار گرفتن تعداد زیادی سلول با توانایی های یکسان برای ایجاد ساختاری اطلاعاتی و محاسباتی است. اکسل هم یک نرم افزار صفحه گسترده هست. در شکل ۱ نمایی از یک صفحه اکسل می بینید.

شکل ۱- اکسل چیست – نمایی از صفحه اکسل

همانطور که در شکل ۱ می بینید، صفحه اکسل از تقاطع سطرها (که به صورت افقی و با برچسب ۱، ۲ و ۳٫٫٫ مشخص می شود) و ستون ها (که به صورت عمودی و با برچسب A، B و C… مشخص می شود) تشکیل شده است. در تقاطع هر سطر و ستون، یک سلول وجود داره که کاربر اطلاعات (متن یا عدد) رو در این سل ها وارد می کند. آدرس هر سل ترکیبی از حرف ستون و شماره ردیف مربوطه هست. مثلا سلول مشخص شده در شکل ۱، با نام A1 شناخته می شود چرا که حاصل تقاطع ستون A و ردیف ۱ است. این شیوه مرسوم و رایج در اکسل برای آدرس دهی سلول است. روش دیگه R1C1 است که بجای حرف ستون، از شماره ستون استفاده می شه.

نرم افزار اکسل از نسخه ۲۰۰۷ تغییرات زیادی داشته که یکی از این تغییرات عمده، افزایش تعداد سطرها و ستون ها بوده است. تقاطع این تعداد سطر و ستون، میلیون ها سلول ایجاد می کند که میتوانند از طریق فرمول ها با هم مرتبط باشند و مسائل مختلفی با منطق ریاضی رو در سطوح مختلف ساده و پیشرفته حل کنند. شما می تونید اطلاعاتی رو از خارج از اکسل به صفحه اکسل وارد کنید و روی اون داده ها کار کنید و گزارش های متنوعی در بیارید. این اطلاعات می تونه از یک صفحه وب، از فایل متنی، اکسس و …. باشه.

از اکسل چه استفاده ای می شود؟

خب همه اینها که گفتیم خوب بود و متوجه شدیم اکسل چیست ، اما با اکسل چه کارهایی میشه کرد؟ تقریبا همه کار!

صفحه گسترده ها ابزارهای فوق العاده قوی هستند که در دنیای کار و تجارت، مرتبا برای ثبت داده، کار با آن و تهیه گزارش های مختلف مورد استفاده قرار میگیرن. فرمت جدولی اکسل، انجام محاسبات پیچیده و ردیابی داده ها و بصورت کلی کار با داده ها رو ممکن میکنه. توابع و فرمول های اکسل به افراد این اجازه رو میده که داده ها رو تحلیل کنند و گزارش های متنوعی ایجاد کنن که بتونن جواب مدیران خودشون رو بدن.

در اینجا چند راه استفاده از اکسل در کسب و کار رو با هم مرور میکنیم. دقت کنید که اینها فقط چند مثال هستن پس خودتون رو محدود به این موارد نکنید. اکسل خیلی خیلی انعطاف پذیره. پس امکاناتش پایان ناپذیره:

• تهیه فرم های مختف و متنوع با گرافیک عالی.
• استفاده از تکینک ها و روش های آماری متنوع برای پیش بینی مثلا پیش بینی فروش ۳ سال آینده بر اساس داده های گذشته.
• انجام محاسبات شخصی و روزانه مثل محاسبه ماهیانه شارژ دفتر، شرکت، ساختمان مسکونی و ….
• ایجاد نرم افزارهای متنوع گزارشگیری (در هر زمینه کاری) جهت استفاده دیگران
• ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش های بسیار جذاب، متنوع، تحلیلی و مقایسه ای مثل:
  • ردیابی فروش به تفکیک مشتریان بصورت ماهانه.
  • تحت نظر داشتن مشتریان جهت پرداخت به موقع و حصول اطمینان از اینکه کسی پرداختش با تاخیر نیست.
  • تحت نظر داشتن و توجه به هزینه ها و تخصیص آنها به افراد خاص.
  • گزارش وضعیت پیشرفت پروژه و منابع و …
  • ایجاد نمودارها و گراف بر اساس داده ها برای نمایش دادن وضعیت عملکرد در گذر زمان